Das Wirtschaftswachstum kommt zum Erliegen, die Margen sinken, die Gewinne der Unternehmen brechen ein - oder anders gesagt, die Kosten müssen runter. Auch bestehende Plattformen werden auf der Suche nach Effizienzgewinne unter die Lupe genommen.
Genau hier wird das Thema „Total Cost of Ownership“ relevant.
Total Cost of Ownership beschreibt die tatsächlichen Gesamtkosten einer Plattform über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dazu gehören nicht nur Lizenzkosten, sondern auch Wartung, Weiterentwicklung, Abstimmungen und technische Schulden. Der konstante Personalaufwand ist bei vielen Plattformen ein entscheidender Kostenfaktor, der zwischen wirtschaftlichem Erfolg und Misserfolg entscheidet. Hier lassen sich durch ein Replatforming hohe Einsparungen erzielen.
Denn die tatsächlichen Plattformkosten entstehen selten nur durch das System selbst, sondern vor allem durch den Aufwand, es langfristig weiterentwickeln und betreiben zu können. Welche versteckten Kosten dabei entstehen und warum das Thema Replatforming für viele Unternehmen zunehmend relevanter wird, beleuchtet dieser Artikel.
Warum „Läuft doch“ oft teurer ist als gedacht
Wenn Unternehmen Plattformkosten bewerten, stehen meist die sichtbaren Ausgaben im Fokus: Lizenzkosten, Hosting, Wartung oder externe Entwicklung. Diese Positionen lassen sich relativ einfach erfassen und vergleichen. Sie zeigen jedoch nur einen Teil der tatsächlichen Kosten.
Denn viele der größten Aufwände entstehen nicht direkt durch die Plattform selbst, sondern im täglichen Betrieb rund um die Plattform. Dazu gehören langsame Prozesse, hoher Abstimmungsaufwand, komplexe Systemlandschaften, technische Altlasten oder aufwendige Testing- und Releaseprozesse. Das alles resultiert in umfangreichen Personaleinsatz und dementsprechend hohen Kosten. Genau hier beginnt das Thema „Total Cost of Ownership“. “das Team-Ressourcen
Besonders bei gewachsenen Plattformen summieren sich diese Faktoren über Jahre hinweg. Kleine Verzögerungen werden zum Normalzustand, Abstimmungen dauern länger und selbst einfache Änderungen benötigen plötzlich deutlich mehr Ressourcen als früher.
Das eigentliche Problem dabei: Viele dieser Aufwände entstehen schleichend. Irgendwann gelten komplizierte Prozesse, lange Entwicklungszyklen oder vorsichtige Updates intern einfach als normal. Genau dadurch bleiben die tatsächlichen Plattformkosten häufig lange unsichtbar.
Die größten versteckten Plattformkosten entstehen im Betrieb
Fast jede Plattform wird über die Jahre erweitert: durch neue Schnittstellen, zusätzliche Systeme, individuelle Anpassungen oder kurzfristige technische Lösungen. Viele dieser Erweiterungen lösen zunächst konkrete Anforderungen im Alltag und wirken sinnvoll.
Mit der Zeit wächst dadurch jedoch nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch der Aufwand für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung. Denn jede zusätzliche Anpassung muss getestet, dokumentiert und bei Änderungen oder Updates berücksichtigt werden.
So entsteht schrittweise eine Plattform, die zwar weiterhin funktioniert, intern jedoch immer mehr Ressourcen bindet.
Schnittstellen werden unterschätzt
Plattformen bestehen heute selten aus einem einzelnen System. Meist sind sie mit ERP-, PIM- oder CRM-Lösungen, Zahlungsanbietern, Versanddienstleistern oder externen Marktplätzen verbunden.
Solange alle Systeme stabil laufen, fällt die zusätzliche Komplexität oft kaum auf. Erst bei Veränderungen zeigt sich, wie stark die einzelnen Systeme voneinander abhängen. Eine angepasste API, neue Datenstrukturen oder Updates externer Systeme können schnell dazu führen, dass mehrere Schnittstellen gleichzeitig angepasst und getestet werden müssen.
Die eigentlichen Kosten entstehen dabei häufig nicht durch die Schnittstelle selbst, sondern durch den dauerhaften Abstimmungs-, Wartungs- und Testaufwand zwischen unterschiedlichen Systemen.
Fehlende Entwicklungsstrategie treibt Aufwand und Komplexität
Viele Unternehmen arbeiten eng mit Agenturen oder externen Entwicklern zusammen. Das ist in vielen Plattformprojekten ein normaler Bestandteil der Weiterentwicklung. Problematisch wird es jedoch häufig dann, wenn Plattformen über Jahre hinweg stark projektgetrieben wachsen. Neue Anforderungen, individuelle Kundenwünsche oder kurzfristige Erweiterungen werden dabei oft pragmatisch und unter Zeitdruck umgesetzt, um schnell konkrete Probleme zu lösen. Langfristig fehlt dadurch jedoch häufig eine strukturierte Weiterentwicklungsstrategie für die Plattform als Gesamtsystem.
Dadurch entstehen Strukturen, bei denen Wissen, Verantwortlichkeiten und technische Zusammenhänge auf mehrere Beteiligte verteilt sind. Selbst kleinere Änderungen benötigen dann Abstimmungen zwischen verschiedenen Teams, Dienstleistern oder Systemen. Gleichzeitig wird es immer schwieriger, Aufwände realistisch einzuschätzen und bestehende Abhängigkeiten transparent zu überblicken.
Die Kosten entstehen dabei nicht allein durch externe Entwicklung, sondern vor allem durch die langfristigen Folgeaufwände, die aus komplexen Abstimmungen, gewachsenen Abhängigkeiten und projektgetriebenen Erweiterungen entstehen.
Technische Schulden kosten mehr als viele denken
Unter technischen Schulden (technical debt) versteht man langfristige Mehraufwände und Einschränkungen, die entstehen, wenn Systeme über längere Zeit mit schnellen oder pragmatischen Lösungen erweitert werden, statt nachhaltige und wartbare Strukturen aufzubauen.
Dazu gehören veraltete Code-Strukturen, fehlende Dokumentationen, Workarounds oder Erweiterungen, die nur noch schwer wartbar sind. Anfangs fallen diese Probleme oft kaum auf, die Freude über kurzfristig gelöstes Problem ist größer. Mit jedem weiteren Projekt steigt jedoch der Aufwand, Änderungen sicher umzusetzen und bestehende Prozesse stabil zu halten.
Das Ergebnis: Teams investieren immer mehr Zeit in Absicherung, Testing und Fehlervermeidung, statt neue Funktionen oder Verbesserungen umzusetzen. Innovation wird dadurch nicht unmöglich, aber deutlich langsamer und für das Gesamtsystem riskanter.
Wenn Plattformen zum Bremsfaktor werden
Die meisten Plattformen scheitern nicht plötzlich. Viel häufiger verlieren sie Schritt für Schritt an Geschwindigkeit und Flexibilität.
Änderungen, die früher innerhalb weniger Tage umgesetzt werden konnten, entwickeln sich zunehmend zu größeren Projekten. Releases werden verschoben, Updates vorsichtiger geplant und selbst kleine Anpassungen ziehen umfangreiche Abstimmungen nach sich. Gleichzeitig arbeiten Teams immer häufiger um bestehende Systemgrenzen herum, weil Veränderungen innerhalb der Plattform zu aufwändig geworden sind.
Besonders kritisch wird das bei Plattformmodellen, die von schneller Weiterentwicklung leben. Denn dort verändern sich Prozesse, Nutzeranforderungen und Marktbedingungen permanent. Wenn neue Anforderungen dann mehrere Monate benötigen, wird aus einem technischen Thema schnell ein strategisches Problem. Denn Plattformen, die sich nur langsam weiterentwickeln lassen, verlieren Wettbewerbsstärke.
Wie man Plattformkosten realistischer bewertet
Wer die tatsächlichen Kosten einer Plattform verstehen möchte, sollte nicht nur auf klassische IT-Kosten schauen. Denn ein großer Teil der Aufwände entsteht nicht direkt durch die Plattform selbst, sondern durch den laufenden Betrieb rund um die Plattform.
Hilfreich ist deshalb eine Betrachtung in drei Ebenen: direkte, operative und strategische Kosten.
1. Direkte Kosten
Diese Kosten sind meist sichtbar und vergleichsweise einfach einzuordnen:
- Lizenzkosten
- Hosting
- Wartung
- Entwicklung
- externe Dienstleister
- Infrastruktur
Viele Unternehmen orientieren sich bei der Bewertung ihrer Plattform hauptsächlich an diesen Positionen. Genau dadurch bleiben andere Kostenfaktoren oft unsichtbar.
2. Operative Kosten
Deutlich schwieriger messbar sind die Aufwände, die im täglichen Betrieb entstehen. Genau hier verstecken sich bei vielen Plattformen die größten Kosten.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Dauer von operativen Prozessen (Pflege von Daten, Einstellen neuer Inhalte, Fehlersuche und -behebung im Content)
- Abstimmungen zwischen Teams und Dienstleistern
- Testing und Qualitätssicherung
- manuelle Workarounds
- Supportaufwand
- Schnittstellenpflege
- lange Entwicklungs- und Freigabeprozesse
- verzögerte Releases
- aufwendige Updates
Diese Aufwände entstehen oft schleichend. Einzelne Prozesse wirken zunächst überschaubar, summieren sich im Alltag jedoch zu erheblichen Ressourcen- und Zeitkosten.
3. Strategische Kosten
Am teuersten werden Plattformen häufig dort, wo Geschwindigkeit und Flexibilität verloren gehen.
Zum Beispiel durch:
- langsamere Innovation
- geringe Skalierbarkeit
- sinkende Nutzerakzeptanz
- lange Time-to-Market
- fehlende Anpassungsfähigkeit
- verpasste Marktchancen
Diese Faktoren tauchen in keiner klassischen Kostenübersicht auf. Langfristig entscheiden sie jedoch maßgeblich darüber, wie wettbewerbsfähig eine Plattform bleibt und wie schnell Unternehmen auf neue Anforderungen reagieren können.
Gerade deshalb reicht es oft nicht aus, Plattformkosten nur über Lizenzen oder Entwicklungsausgaben zu bewerten. Entscheidend ist der gesamte Aufwand, der notwendig ist, um die Plattform langfristig effizient betreiben, warten und weiterentwickeln zu können.
Warum Replatforming für viele Unternehmen wirtschaftlich relevant wird
Lange Zeit lag der Fokus vieler Plattformbetreiber vor allem darauf, bestehende Systeme möglichst lange weiterzuführen und schrittweise zu erweitern. Inzwischen verändert sich diese Sichtweise zunehmend.
Der Grund dafür ist weniger ein einzelnes technisches Problem, sondern die Erkenntnis, dass fehlende Effizienz im laufenden Betrieb hohe Kosten verursacht. Nicht nur sichtbar auf den einzelnen Rechnungen, sondern auch indirekt: durch steigenden Abstimmungsaufwand, komplexe Wartung, langsame Weiterentwicklung, technische Schulden und ineffiziente Prozesse.
Viele Unternehmen erkennen dadurch, dass die eigentlichen Plattformkosten weit über Lizenz- oder Hostingkosten hinausgehen. Genau deshalb wird Replatforming zunehmend als Möglichkeit gesehen, Komplexität zu reduzieren, Ressourcen freizusetzen und Plattformen wieder schneller und effizienter weiterentwickeln zu können.
Replatforming bedeutet nicht automatisch „alles neu“
Viele Unternehmen verbinden Replatforming sofort mit einem kompletten Neustart. Neue Plattform, neue Prozesse, hohe Setupkosten, lange Projekte. Genau deshalb wird das Thema häufig möglichst lange aufgeschoben. In der Praxis geht es jedoch oft gar nicht darum, alles neu aufzubauen. Viel häufiger steht die Frage im Mittelpunkt, wie sich über Jahre gewachsene Komplexität wieder reduzieren lässt.
Ein großer Teil dieser Komplexität entsteht durch Lösungen, die ursprünglich sinnvoll waren:
- individuelle Sonderfunktionen
- spezifische Prozesse
- zusätzliche Schnittstellen
- historische Workarounds
- gewachsene Erweiterungen
Viele dieser Anpassungen bleiben über Jahre bestehen, obwohl sie heute oft nur noch begrenzten Mehrwert liefern. Gleichzeitig verursachen sie weiterhin Aufwand bei Wartung, Testing und Weiterentwicklung.
Genau deshalb prüfen viele Unternehmen beim Thema Replatforming nicht nur die Technologie selbst, sondern vor allem die Frage, welche Lösungen, Prozesse und Strukturen heute tatsächlich noch zu den eigenen Anforderungen und zur gewünschten Weiterentwicklung passen. Das Ziel ist eine Plattform, die wieder einfacher betreibbar, schneller weiterentwickelbar und langfristig wirtschaftlicher wird.
Total Cost of Ownership entscheidet über die Zukunftsfähigkeit
Viele Unternehmen unterschätzen Plattformkosten nicht, weil sie schlecht rechnen, sondern weil die größten Probleme selten direkt sichtbar sind. Lizenzkosten stehen in jeder Budgetplanung. Der Aufwand, der durch komplexe Prozesse, technische Abhängigkeiten oder langsame Weiterentwicklung entsteht, dagegen meist nicht.
Dadurch wirken viele Plattformen lange wirtschaftlich, obwohl intern immer mehr Ressourcen gebunden werden. Releases dauern länger, Änderungen benötigen umfangreiche Abstimmungen und Updates werden zunehmend vorsichtiger geplant. Mit der Zeit wird diese zusätzliche Komplexität zum Normalzustand.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Was kostet unsere Plattform heute?“
Sondern: „Wie viel Aufwand verursacht sie inzwischen, damit wir überhaupt noch vorankommen?“
Denn kritisch wird es meist dann, wenn Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung unverhältnismäßig viel Aufwand erzeugen. Genau deshalb gewinnt das Thema „Total Cost of Ownership“ an Bedeutung. Viele Unternehmen sehen Replatforming dadurch zunehmend als Möglichkeit, Komplexität zu reduzieren und Plattformen wieder effizienter und wirtschaftlicher aufzustellen.
Genau deshalb lohnt es sich für viele Unternehmen, die tatsächlichen Plattformkosten regelmäßig ganzheitlich zu betrachten und nicht nur auf sichtbare IT-Kosten zu schauen.
Plattformkosten analysieren
Wer sich die Kosten seiner Plattform einmal genauer ansehen möchte, den laden wir zum kostenlosen Platoyo Kostencheck ein. Dabei analysieren wir gemeinsam bestehende Plattform- und Prozesskosten und zeigen Potenziale für mehr Effizienz, bessere Abläufe und nachhaltige Einsparungen auf.
Mehr Infos hier: Platoyo Kostencheck
Kontakt
Wenn ihr ein Replatforming plant oder verschiedene Plattformlösungen prüft, tauschen wir uns gerne mit euch dazu aus. Gemeinsam klären wir eure Anforderungen und ob wir der richtige Partner für euer Projekt sind. Kalender
